Mengupas Surat Rekomendasi untuk Melamar Beasiswa

Presentation1
Referensi: Aminef – Fulbright

Saya punya pengalaman yang cukup menarik berkaitan dengan surat rekomendasi. Waktu itu saya sedang mengikuti tahap wawancara beasiswa S2 IFP Ford Foundation USA di sebuah ruangan salah satu hotel di Lampung. Ada tiga orang Professor asal Indonesia yang duduk di depan, sedangkan kursi tempat duduk saya tepat dihadapan mereka. Satu per satu pertanyaan diberikan, dan tentu saja dengan sebaik mungkin saya jawab. Saat itu rasanya seperti sedang berdebat dengan orang lebih mengenal diri saya sendiri, bisa dibilang sengit! Karena setiap pertanyaan atau tanggapan yang diberikan selalu saya jawab, sampai salah satu pewawancara berkata,” Kamu tidak perlu menjawab dan membantah setiap pertanyaan dan tanggapan dari kami”. Setelah mendengar kalimat itu, saya mulai menenangkan diri, takut terlalu arogan jadinya.

Ditengah-tengah proses wawancara tersebut. satu Professor yang sedang memegang surat rekomendasi saya nyeletuk,” Koq bisa seorang Professor memujimu habis-habisan (di surat rekomendasi ini) …???” Saya yang mendengar komentar itu cuma bisa nyengir saja kemudian menjawab tidak tahu menahu soal isi surat rekomendasi tersebut. Seusai wawancara, kalimat Professor itu terngiang di kepala saya – sesuatu yang tidak pernah diduga sebelumnya. Memang salah satu pemberi surat rekomendasi pada saya saat itu adalah Prof. Safnil – dosen yang mengajar saya ketika menempuh Sarjana di Universitas Bengkulu. Karena beliau dosen bahasa Inggris, saya cukup datang dan minta baik-baik surat rekomendasi, dalam beberapa hari sudah jadi dan amplopnya tertutup rapi.

Menurut saya, surat rekomendasi dari Prof. Safnil turut membantu meyakinkan komite seleksi beasiswa untuk menjadikan saya sebagai salah satu penerima beasiswa S2 tersebut. Tidak hanya itu, selesai S2 di Inggris, saya lalu meminta surat rekomendasi lagi pada beliau dan juga dari satu Professor yang mengajar di University of Manchester tempat saya studi S2 untuk melamar beasiswa S3 Fulbright. Hasilnya, saya lulus beasiswa Fulbright dan mengantarkan saya studi di Amerika sekarang. Dari cerita ini, bisa dilihat bahwa surat rekomendasi sangatlah penting dalam memudahkan jalan meraih beasiswa studi ke luar negeri. Siapa yang memberi rekomendasi dan apa isi surat rekomendasi bisa mempengaruhi hasil yang akan didapatkan ketika melamar beasiswa studi ke luar negeri.

Di Indonesia pemberian surat rekomendasi biasanya lebih banyak untuk melamar beasiswa, terutama yang disponsori pihak luar, sedangkan kalau di kampus luar negeri, di Amerika misalnya, mau melamar apapun, seperti internship, research grant, training, dan lain-lain, surat rekomendasi merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi. Ada kepercayaan kalau orang yang memberi surat rekomendasi tidak akan berbohong dan bisa lebih dipercaya, soalnya dia juga mempertaruhkan kredibilitas dirinya melalui surat itu.

Setiap beasiswa biasanya meminta 2 atau 3 surat rekomendasi yang berasal dari dosen tempat kuliah dahulu (terutama yang membimbing skripsi dan lebih baik bila ada yang bergelar Professor) dan atasan tempat kerja. Makanya, menjaga hubungan baik dengan para dosen dan atasan tempat kerja sangat penting kalau punya rencana melamar beasiswa. Gelar dan jabatan si pemberi rekomendasi bisa memberi pengaruh. Jadi, usahakan cari pemberi rekomendasi yang mempunyai gelar S3 atau Professor atau yang memiliki jabatan tertentu.

Bagaimana surat rekomendasi yang bagus?

1. Ditulis dalam bahasa Inggris bila diminta demikian.

2. Ditulis oleh orang yang mengenal kita di bidang akademik, misal dosen yang pernah mengajar atau menjadi pembibing akademik (seorang Professor lebih baik), atau atasan tempat kerja.

3. Bila formulir surat rekomendasi tidak disiapkan pihak beasiswa, letakkan cop surat universitas atau kantor diatasnya.

4. Beberapa beasiswa sudah menyiapkan formulir surat rekomendasi tersendiri, jadi si pemberi rekomendasi tinggal mengisi saja. Jika tidak ada formulir yang disediakan, usahakan isi surat meliputi:

a. Penjelasan seberapa lama si pemberi rekomendasi mengenal pelamar dan dalam kapasistas sebagai apa.

b. Diskusikan kualitas pekerjaan yang dilakukan pelamar padanya. Misalnya, jika seorang dosen, dia bisa menjelaskan kualitas si pelamar saat menjadi anak bimbingannya dalam menulis skripsi.

c. Menjelaskan secara spesifik apa kelebihan dan bakat yang dimiliki pelamar.

d. Bandingkan pelamar dengan mahasiswa atau pegawai lainnya untuk lebih menonjolkan kelebihan yang dijelaskan.

e. Mengevaluasi karakter pribadi pelamar, seperti kemampuan organisasi, komitmen pada masyarakat motivasi, kemampuan bekerja dengan orang lain, kedewasaan, rasa humor, potensi kepemimpinan, serta kualitas lainnya yang dirasa menjadi kelebihan pelamar untuk mendapatkan beasiswa yang dituju.

f. Jelaskan tentang kondisi-kondisi keterbatasan atau masalah yang dihadapi pelamar, namun bisa dilewatinya hingga sampai pada posisi sekarang.

g. Isi surat dijelaskan sebaik mungkin, tanpa berbohong. Penjelasan yang berlebihan justru bisa membahayakan kredibilitas si pemberi rekomendasi.

h. Sertakan informasi tentang posisi dalam profesi dan alamat si pemberi rekomendasi.
(Referensi: Aminef)

            Silahkan download contoh surat rekomendasi lengkap disini.

Dalam kenyataan, hal yang sering terjadi adalah si pemberi surat rekomendasi tidak terlalu mahir bahasa Inggris. Di situasi lain, si pemberi rekomendasi menyuruh pelamar menulis sendiri surat rekomendasi lalu dia tinggal tanda tangan saja. Bagaimana menanggapi situasi seperti ini?

Menurut saya, kalau memang antara si pelamar dan pemberi rekomendasi setuju, tanpa ada kebohongan, kemudian surat yang sudah selesai dimasukkan dalam amplop tertutup rapat, mungkin bisa dimaklumi. Memang bagi pelamar beasiswa yang bukan jurusan bahasa Inggris sangat sulit sekali meminta surat rekomendasi bersih dalam bahasa Inggris dari dosen atau atasan tempat kerja. Hanya perlu diingat, jangan sampai ada kebohongan yang dilakukan, tetap menjaga kredibilitas si pemberi surat rekomendasi dan instansi yang diwakilkannya.

Bagi yang masih kuliah, mulailah mencari-cari dan menjaga hubungan baik dengan para dosen agar setelah selesai kuliah nanti masih tetap bisa meminta surat rekomendasi pada mereka. Setidaknya satu dari surat rekomendasi yang diminta pihak beasiswa berasal dari dosen yang dulu mengajar pelamar. Mereka ingin tahu kelebihan dari sisi akademik pelamar. Mendapatkan surat rekomendasi bisa dibilang gampang-gampang susah, apalagi bila harus dalam bentuk bahasa Inggris. Terkadang, perlu waktu beberapa hari sampai minggu baru bisa mendapatkan surat yang diinginkan, belum lagi orang yang diminta surat rekomendasi bisa jadi sedang sibuk dan lain-lain. Jangan juga meminta surat rekomendasi pada orang yang jelas tidak akan menjelaskan hal positif tentang kita.

– – – – – – – – – – –

Budi Waluyo I BBM 7DCB0622 I Line ID: Sdsafadg I Twitter @01_budi

Advertisements

14 Comments

  1. Terimakasih tipsnya.

    Apakah pihak universitas tujuan akan menghubungi si pemberi tekomendasi?
    Masalahnya untuk kasus pemberi rekomendasi tidak mahir bahasa asing, sementara surat rekomendasi ditulis dlm bahasa asing, meski secara content surat tdk ada kebohongan, ada kekhawatiran pihak universitas tujuan menghubungi pemberi rekomendasi. Bagaimana kira2 utk kasus tsb? Trims

    Like

    1. Seringnya iya. Disurat rekomendasi biasanya qt harus meletakkan informasi seperti e-mail dan nomor telpon si pemberi surat rekomendasi. Si pemberi rekomendasi harus bisa memberikan informasi yang diinginkan pihak universitas. Siap-siap saja tentang ini. Mungkin nanti si pemberi rekomendasi memberi tahu yang diberi rekomendasi kalau dihubungi pihak universitas, atau lain sebagainya, yang bisa didiskusikan kalau soal bahasa. Biasanya pihak universitas menghubungi via e-mail jadi punya waktu untuk menjawab dan memperbaiki kalimat bahasa Inggrisnya.

      Like

  2. Nah, saya stuck di rekomendasi dari dosen S1 saya dulu. Semenjak lulus S1 sekitar 10 tahun lalu dan bekerja di berbagai perusahaan, mana sempat balik ke kampus untuk hahahihi ke dosen2 saya dulu. Kalau sekarang tau2 mau minta rekomendasi, apa masih ingat beliau2 pada saya ya… Kalau pun masih ingat muka, ingat nama, belum tentu masih ingat ‘kinerja’ saya dulu ketika masih menjadi mahasiswi mereka. Lalu kayaknya kok seakan menghubungi mereka kalau ada maunya aja. Malah jadi nggak enak hati. Ada saran?

    Like

    1. Hi Ummi. Memang minta surat rekomendasi terutama dari dosen yang sudah tidak lagi sering ditemui tidak mudah. Disitulah memang tantangannya. Merasa tidak enak hati. Terlihat datang saat ada maunya saja. Tapi qt harus beranikan diri. Kesampingkan dulu rasa malunya. Terkadang qt terlalu berlebihan memandang dosen qt, padahal mereka juga manusia biasa. Saran saya, mulai targetkan dosen mana yang mau didekati, sebaiknya pembimbing skripsi atau professor. Kalau dirasa mereka sibuk, temui kemudian to the point saja sampaikan keinginannya. Kalau mereka lupa, coba belajar menjelaskan apa-apa saja yang sudah dilakukan waktu kuliah dulu. Nanti mungkin (kebanyakan terjadi) dosennya minta tulis sendiri terus dia kasih ttd. Intinya, coba dulu nanti lihat how it is going, baru berimprovisasi. Tidak ada yang mudah dalam memenuhi persyaratan beasiswa.

      Like

      1. Halo mbak ummi dan mas budi, menanggapi soal komen diatas, saya punya pengalaman juga tentang hal itu. Saya lulus dari almamater pada tahun 2008 dan tahun ini baru kepikiran (hehehe…) untuk mencoba apply beasiswa keluar negeri. saya memberanikan menghubungi dosbing skripsi melalui sekretarisnya (by phone). kemudian si dosbing (melalui sekretarisnya) menjawab untuk datang kapan saja dengan membawa SKRIPSI saya. dan voilaaaaaaa, pada hari bertemu dengan beliau, Alhamdulillah obrolan hangat pun mengalir dan dengan senang hati si dosbing tanda tangan konsep reccomendation letter yang saya buat.
        Intinya, wajar kalau dosbing tsb lupa, karena sudah lama. Oleh karena itu, bawalah “bukti” yang bisa mengingatkan beliau bahwa kita pernah berinteraksi secara akademis dengan dosen tsb.
        Semoga membantu. Good luck!!

        Liked by 1 person

  3. pak Budi,

    kejadian sama juga di saya, lulus tahun 2006 dan baru sekarang mau melamar beasiswa. setelah saya cek, di kampus saya sudah banyak dosen yang tidak mengajar lagi.. dan dean jurusan saya pun sudah berbeda. dosen pembimbing saya pun sudah tidak bekerja di kampus saya, apa saya masih bisa minta rekomen dari beliau? mengingat rec letter diminta menggunakan kop surat kampus?

    thanks pak

    Like

  4. Halo Pak Budi,

    Bagaimana dengan seorang siswa yang baru lulus SMA meminta surat rekomendasi berbahasa inggris ke Sekolah tapi malah disuruh membuat sendiri dan pihak sekolah tinggal menandatangani ?
    Saya benar-benar bingung untuk membuatnya dan kemempuan berbahasa inggris saya masih tahap belajar.

    Like

  5. Selamat malam mas, perkenalkan nama saya Edy, salah satu murid di Sekolah TOEFL juga . Ohya saya mau tanya terkait Recomendation Letter. Apa memang sebaiknya dan apa ada nilai tambah jika recomendation letter itu berasal dari Professor atau dosen yang bergelar doktor?
    Terus mau tanya juga, waktu mas Budi apply beasiswa S2 dan S3 , kalau boleh tau dapatnya dari siapa saja ya? Dan apa mas budi jelaskan proses mendapatkan recomendation letter nya? Apakah memang punya hubungan yang dekat dengan pemberi recomendation letter ? Terima kasih sebelumnya mas.

    Like

  6. Selamat Pagi Pak Budi

    Dosen pembimbing akademi saya adalah seorang guru besar tetap bergelar Prof. Saya sudah menghubungi beliau dengan hasil diskusi sebagai berikut :
    1. Ybs akan memberikan surat referensi, akan tetapi ybs tidak bersedia memberikan surat referensi diatas cop surat universitas.
    2. Ybs mengarahkan untuk meminta kepada Kepala Jurusan agar didapat surat referensi diatas cop surat universitas, akan tetapi Kepala Jurusan belum bergelar Prof.

    Mohon pencerahannya, pilihan mana yang saya ambil dimana saya mau mencoba beasiswa Chevening.

    Terima Kasih

    Salam

    Like

  7. Hai pak budi, kebetulan sekali saya baru mendapatkan info mengenai beasiswa chevening.. dan ternyata saya hanya memiliki waktu pengiriman berkas persyaratan (surat rekomendasi 2 orang, ijasah dan transkrip, passport, dan pilihan 3 jurusan di universitas di UK) paling lambat adalah tanggal 3/4 November 2016 ini..
    Dikarenakan informasi yang saya terima tersebut sangat telat, akan tetapi saya benar2 ingin mencoba peruntungan atas impian saya untuk dapat kuliah dengan biaya full beasiswa dari LN melalui chevening tersebut.
    Dan kebetulan saya ingin apply master degree lagi dengan jurusan berbeda yang sebelumnya saya telah melewati pendidikan S1 di bidang manajemen, dan baru saja menyelesaikan S2 di bidang manajemen syariah di april 2016 lalu. Sedangkan bidang baru yang ingin saya apply ini adalah IT (software, hardware, maupun robotic).

    Yang ingin saya tanyakan adalah,

    1. Kira-kira apabila saya mencantumkan 2 surat rekomendasi dari 2 orang IT expert dengan gelar head of IT dept.head (dari 2 perusahaan tempat saya pernah bekerja) dapat menjadi pertimbangan chevening untuk menerima saya atau tidak ya? Soalnya kan saya tidak ada kenalan dosen di bidang IT.. hehe

    2. Kira-kira saran dari pak budi apa ya yang perlu saya siapkan atau saran lainnya dikarenakan waktu yang sudah injury time seperti ini?

    Anyway, thanks ya pak atas sharing dan jawabannya.

    Regards,
    FRI

    Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s