Menulis Korepondensi E-mail ke Professor di Universitas Luar Negeri

10441391_797776063589550_7141184884023532243_n
Linderman Library, Lehigh University, USA.

Masih kebingungan soal bagaimana menulis korespondensi e-mail ke Professor di Universitas luar negeri? Tulisan ini akan mencoba membahasnya dengan jelas.

Sebelum melangkah lebih jauh, ada baiknya memahami terlebih dahulu kenapa kita perlu korespondensi melalui e-mail dengan Professor di Universitas luar negeri. Bagi yang semangat berburu beasiswa studi ke luar negeri, pastikan paham soal beasiswa yang dikejar dan tingkatan degree yang dicari.

Untuk kategori S2, pertama, bila beasiswanya tidak meminta LOA sebagai salah satu persyaratan di depan, korespondensi dengan professor di Universitas luar negeri tidak terlalu perlu dilakukan. Dalam beasiswa jenis ini akan ada tahap tersendiri untuk melamar universitas di negara yang dituju dan pihak beasiswa akan membantu prosesnya. Korespondensi e-mail boleh dilakukan bila sekedar ingin mengenal dan ngobrol dengan professor di kampus yang dituju.

Kedua, bila beasiswanya meminta LOA sebagai persyaratan yang harus dipenuhi di awal, sebaiknya lakukan korespondensi dengan salah satu Professor di universitas yang dituju. Kenapa? Harapannya nanti ketika kita mengirimkan aplikasi lamaran ke universitas, si Professor bisa menjadi penguat dan memberikan sedikit rekomendasi untuk kita pada komite seleksi mahasiswa baru di jurusan tersebut.

Untuk kategori S3, mau akan melamar beasiswa yang minta LOA atau pun tidak, sebaiknya tetap berkorepondensi dengan Professor di universitas luar. Di jenjang S3, kita harus memastikan kalau ada Professor yang tertarik dengan topik penelitian kita dan bersedia menjadi pembimbing nanti ketika studi. Studi S3 itu jantungnya adalah penelitian, yang membuat studi terus berjalan, sekali ada masalah dengan penelitian, studi bisa terganggu. Jadi, memastikan ada Professor yang ahli di bidang yang akan diteliti serta memastikan persetujuan dia untuk membimbing sangat penting demi kelanacaran studi nanti.

Misalnya, saya dulu setelah menyelesaikan S2 di University of Manchester, Inggris, pulang ke Indonesia. Research proposal S3 sudah saya selesaikan sembari studi S2. Ketika di Indonesia, saya mulai buka website berbagai universitas di negara-negara luar, seperti Australia, Kanada, Amerika, dan Inggris. Saya buka informasi tentang program yang ingin dilamar, kemudian membaca profil para professor yang mengajar, pelajari research interest mereka lewat curriculum vitae yang tersedia. Biasanya di CV, lengkap dijelaskan tentang topik penelitian yang diminati si Professor sekaligus artikel-artikel yang sudah ditulisnya. Setelah menemukan Professor yang kira-kira sesuai dengan topik penelitian kita, cari dan baca artikel dan buku yang beliau tulis, ini akan berguna sebagai bahan mengawali pembicaraan saat korespondensi lewat e-mail nanti. Waktu itu saya kirimkan e-mail ke lebih dari lima universitas di negara yang berbeda beserta dengan research proposal yang sudah dibuat, ada yang membalas dan ada yang tidak. Itu biasa. Makanya, kita perlu menebar e-mail sebanyak-banyaknya agar respon yang didapat tidak nihil.

Setelah mendapatkan respon dari Professor dan beliau menunjukkan ketertarikkan pada penelitian kita, minta mereka tuliskan sebuah surat persetujuan untuk menjadi pembimbing kita saat studi di universitas tersebut nanti. Surat ini bisa digunakan untuk salah satu dari dua hal: pertama, kita bisa lampirkan bersama dengan aplikasi lamaran ke universitas untuk mendapatkan LOA, dan kedua, kita bisa lampirkan surat itu dalam aplikasi lamaran beasiswa tertentu sebagai penguat. Contohnya, saya dulu mendapatkan surat persetujuan dari seorang Professor di satu universitas di Australia, lalu saya lampirkan surat itu di aplikasi beasiswa Australia Awards yang saya lamar.

Bagaimana menulis e-mail yang baik?

Menyusun kalimat bahasa Inggris yang baik untuk berkorespondensi dengan Professor di Universitas luar terkadang bisa membuat kepala pusing. Kalimat yang dibuat harus singkat, dapat, dan jelas, sekaligus pastikan tidak ada kesalahan Grammar. Kesan pertama lewat tulisan haruslah sempurna. Bila topik penelitian bagus dan si Professor tertarik, namun dia melihat ada kesulitan dari segi bahasa, apalagi setelah melihat skor TOEFL atau IELTS si calon mahasiswa yang rendah, kemungkinan terbesar kampus akan menerima dengan syarat, umumnya diminta mengikuti kursus bahasa Inggris di kampus sebelum studi di mulai.

Sebagai bahan referensi, ini ada contoh e-mail yang bisa digunakan untuk berkorenpondensi dengan Professor di luar negeri yang ditulis oleh Ersa Tri Wahyuni, mahasiswa PhD di University of Manchester (@ErsaTriWahyuni):


Dear Prof XYZ,

Your paper titled, “Market reaction in European Capital Market….” really fascinated me. I found it very inspiring. (you can also talk which part are inspired you or about his other paper) My name is Ersa Tri Wahyuni from Indonesia and I am really interested to pursue my PhD next year in this area too. I had my master degree from Melbourne University and currently an accounting lecturer at Padjadjaran University in Indonesia.

I have written a research proposal and I am wondering if you are keen to provide me some feedback on my research proposal. Your feedback and inputs to my research proposal would be very much appreciated. And I also wonder if you are recruiting PhD students in my area of research interest.

Attached are my research proposal and my CV. Looking forward to your reply at your most convenient time.

Best regards,
Ersa


Contoh e-mail ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan, tapi setidaknya kalimatnya sudah singkat, padat, dan jelas. Saya juga mengadopsi kalimat-kalimat di e-mail ini ketika menyebarkan e-mail ke professor di berbagai kampus di luar. Pastikan kalimat e-mailnya selesai dulu, baru kemudian mulai mencari Professor yang pas, lalu mulai kirimkan e-mail.

Bagaimana mencari kontak Professor?

Buka website universitas yang dituju. Cari bagian Department atau Degree, buka, kemudian cari nama jurusan yang diminati. Setelah menemukan jurusan yang diminati dan dibuka, di halaman tersebut akan tersedia semua penjelasan tentang mata kuliah, sistem belajar, termasuk Faculty Members. Di bagian Faculty Members ini, di website universitas lain namanya bisa berbeda, tersedia informasi tentang semua Professor yang mengajar di jurusan tersebut beserta kontak mereka. Alamat e-mail mereka bisa ditemukan dengan mudah di bagian ini.

– – – – – – – – – – –

Budi Waluyo I BBM 7DCB0622 I Line ID: sdsafadg I Twitter @01_budi | Instagram: sdsafadg

Advertisements

4 Comments

  1. Good morning from Malang, Indonesia.
    I’d like to ask you about using ”And” in the beginning of a sentence, is it appropiate?
    I had once written it on my paragraph writing class, and my lecturer told me that it’s not good. Moreover, this is sent to an important person. Would you please clarify it? Thanks in advance.

    Like

    1. Hi Farras, grammatically, it is not recommended, but to some extent it is not a problem either. I would not suggest that you can use ‘and’ to begin a sentence in academic paper . If you feel uncomfortable with the ‘and’ in the beginning of the sentence, you can replace it with other words or just omit it.

      Like

  2. Good morning.
    There are many questions I want to ask you about how to create an interesting essay. and how to build great characters. and I also want to ask you about your experience that really makes me motivated and curious

    Like

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s